Inspekcijā bieži saņemam jautājumus, vai darba devējs drīkst pieprasīt bērna dzimšanas apliecības kopiju, ja darbinieks vēlas izmantot ar bērnu saistītas sociālās garantijas, piemēram, bērna kopšanas atvaļinājumu vai papildatvaļinājumu.
Ir saprotama darba devēja interese iegūt informāciju, tai skaitā personas datus, kas apliecina darbinieka tiesības uz papildatvaļinājumu, nepilnu darba laiku u.c. sociālajām garantijām vai to, ka uz darbinieku attiecas Darba likumā noteiktie izņēmumi atvaļinājuma piešķiršanā. Attiecībā uz informāciju, ko nepieciešams pārbaudīt saistībā ar bērniem, darba devēji nereti uzskata, ka, pieprasot iesniegt bērna dzimšanas apliecības kopiju, tie var pārliecināties par tiem interesējošajiem faktiem, kā arī saglabāt minēto informāciju kā pierādījumus piešķirto garantiju pamatotībai.
Tomēr šādos dokumentos ietverto datu apjoms parasti ir plašāks par to, kas nepieciešams darba devējam, lai pārliecinātos par pamatojumu sociālo garantiju piešķiršanai. Jāatceras, ka gadījumos, kad visa pārējā informācija, ko satur dokuments, nav nepieciešama konkrēta nolūka sasniegšanai, apstrādājot (glabājot) dokumentu kopijas, tiek pārkāpti datu minimizēšana un likumīguma principi. Līdz ar to dokumentu kopiju un konkrēti – dokumentā norādīto personas datu, kas nav nepieciešami nolūka sasniegšanai, apstrāde, glabājot tos, piemēram, darbinieka personāllietā, nav atbilstoša.
Ja normatīvie akti neparedz darbinieka pienākumu iesniegt konkrētus dokumentus, kas apliecina tiesības uz noteiktām garantijām, pietiek ar to, ka darbinieks attiecīgo dokumentu uzrāda. Darba devējs šādā gadījumā drīkst fiksēt tikai nepieciešamo informāciju, piemēram, dokumenta uzrādīšanas faktu vai atsevišķus būtiskos datus, nevis pieprasīt vai glabāt dokumenta kopiju.