Darba vietas kārtība var paredzēt sanāksmju ierakstīšanu, lai vēlāk varētu sagatavot protokolu vai nodot informāciju kolēģiem, kuri sanāksmē nepiedalījās. Tomēr praksē sastopami arī gadījumi, kad ierakstu pēc savas iniciatīvas un bez darba devēja pilnvarojuma slepeni nolemj veikt darbinieks kā viens no sanāksmes dalībniekiem. Sanāksmes ieraksts satur personas datus - tajā fiksētie viedokļi, jautājumi un citas norises ir saistīti ar konkrētiem cilvēkiem. Ja darbinieks pats izlemj sanāksmi ierakstīt un pats nosaka, kāpēc tas tiek darīts un ko ar ierakstu iesākt, tad viņš kļūst atbildīgs par šo datu apstrādi.
Šādas darbinieka rīcības mērķis visbiežāk ir:
- ierakstīšana savām privātām vajadzībām, lai atcerētos sanāksmē pārrunāto - šādā gadījumā, ja darbinieks ierakstu izmanto tikai privātām vajadzībām, lai atkārtotu vai izprastu pārrunāto, ierakstus neizmantojot citiem mērķiem, Datu regula uz to neattieksies;
- savu interešu aizsardzībai, piemēram, ja nepieciešams fiksēt faktu, ka sapulcēs regulāri tiek pielietots mobings vai bosings. Slepeni ierakstīt notikumus darba vietā drīkst tikai tad, ja tam ir attaisnojams mērķis, piemēram, tas ir vienīgais veids, kā atklāt pretlikumīgu darbību, iegūstot pierādījumus iesniegšanai tiesībsargājošām iestādēm. Nododot šādus ierakstus atbildīgajām iestādēm, personas dati tajos nedrīkst būt pārmērīgi. Proti, ir jāfiksē tikai pats pārkāpuma brīdis, nevis jāieraksta visa sapulce. Pārkāpumam, kas fiksēts slepeni ierakstītajā sarunā, konkrētajā gadījumā ir jābūt nozīmīgākam nekā ierakstā dzirdamo personu tiesībām uz datu aizsardzību;[1]
- lai pēc sapulces būtu vieglāk sagatavot protokolu. Ņemot vērā, ka šādā gadījumā ieraksta mērķis ir saistīts ar darba pienākumu izpildi, ne privātām vajadzībām, uz šādu apstrādi attieksies personas datu apstrādes noteikumi. Tas nozīmē, ka par ierakstīšanu ir jāinformē ikviens sapulces dalībnieks, savukārt slepens ieraksts nav pieļaujams.
Katra no aprakstītajām, kā arī citām situācijām, kad darbinieks veicis sanāksmes ierakstu, ir vērtējama individuāli, lai noskaidrotu tās samērīgumu, ietekmi uz ierakstīto personu tiesībām un līdz ar to arī šādas datu apstrādes pieļaujamību. Vienlaikus, lai darba vietā nodrošinātu vienotu praksi attiecībā uz sanāksmju fiksēšanu, darba devēji var veikt šādus pasākumus:
- noteikt kārtību, kad pieļaujama un kā saskaņojama sanāksmju ierakstu veikšana;
- izskaidrot darbiniekiem, ka personas datu aizsardzība attiecas arī uz darba vidi.
Skaidrojumu kvalitātes novērtēšanai lūdzam aizpildīt šo anketu - https://visidati.lv/tk/11959382/
[1] Vairāk par slepenu sarunu ierakstīšanu darba vietā aicinām lasīt Inspekcijas sagatavotajā skaidrojumā #DVIskaidro “Vai drīkst slepeni ierakstīt sarunu darba vietā savai interešu aizsardzībai?” (pieejams: https://www.dvi.gov.lv/lv/jaunums/dviskaidro-slepeni-ierakstit-sarunu-darba-vieta)