Fitnesa klubs “Datiņu fitness” jau gadiem ilgi piedāvā saviem klientiem ne tikai treniņus, bet arī iespēju saņemt e-pastā īpašos piedāvājumus un jaunākās ziņas par pasākumiem. Šim nolūkam tika veidots jaunumu saņēmēju saraksts, kurā dati tika ievadīti tikai ar klienta piekrišanu[1]. Vienu dienu klubs saņēma e-pastu no savas ilggadējās klientes Aijas, kurā viņa atsauca savu piekrišanu saņemt reklāmas paziņojumus un lūdza dzēst visus datus, kas tika apstrādāti uz piekrišanas pamata.
Pēc pieprasījuma saņemšanas klubs rūpīgi pārskatīja visus ar Aiju saistītos ierakstus un identificēja tos, kas tika vākti tieši mārketinga nolūkiem. Aija tika izņemta no jaunumu saņēmēju saraksta, un visi viņas dati, kas bija ievadīti sākotnējā pieteikuma anketā tikai reklāmas sūtīšanai, tika dzēsti. Pieprasījuma izpildei tika sagatavota arī atbilde, apstiprinot, ka datu dzēšana ir veikta[2].
Taču kolēģiem radās jautājums – vai būtu jādzēš arī pats Aijas iesniegums ar pieprasījumu un kluba sagatavotā atbilde, jo tajos arī ir viņas personas dati?
Skaidrojam, ja persona atsauc piekrišanu savu datu apstrādei un lūdz dzēst visus ar šo piekrišanu saistītos datus, organizācijai ir pienākums pēc iespējas ātrāk pārtraukt šo datu apstrādi un dzēst tos, ja nav citu tiesisku pamatu to turpināt glabāt vai izmantot. Tas nozīmē, ka dzēšami visi dati, kas tika vākti uz piekrišanas pamata (piemēram, personas aizpildītā anketā iegūtie dati vai personas dzēšana no komerciālu paziņojumu saņēmēju saraksta).
Savukārt pats pieprasījuma dokuments, ar kuru persona atsauc piekrišanu, kā arī organizācijas atbilde uz to nav dzēšama vienlaikus ar minētajiem datiem, jo šādas informācijas apstrādes pamats nav personas piekrišana Datu regulas izpratnē. Tie var tikt glabāti, lai izpildītu institūcijas intereses pārvaldīt savu dokumentāciju un nodrošinātu savu tiesību aizsardzību. Visbiežāk šādi dokumenti tiek saglabāti:
- lietvedības vajadzībām, saglabājot organizācijas korespondenci ar citām personām,
- pierādījuma nolūkā, lai nepieciešamības gadījumā varētu apstiprināt, ka pieprasījums ir saņemts, izpildīts un kad tas noticis.
Tāpēc organizācija ir tiesīga šos dokumentus, ar kuriem persona pieprasījusi savu datu dzēšanu, saglabāt saprātīgu, iepriekš noteiktu termiņu[3]. Termiņš jānosaka organizācijas iekšējā dokumentācijā un jāspēj pamatot, ņemot vērā gan lietvedības prasības, gan iespējamos strīdu risināšanas termiņus.
Jānim Datiņam pēc konsultēšanās, kļuva skaidrs, ka šāda dokumentācija nav jādzēš kopā ar datiem, kas vākti uz piekrišanas pamata. Pieprasījuma un atbildes glabāšanas pamats ir saistīts ar organizācijas lietvedības prasībām un tās tiesību aizsardzību – nepieciešamības gadījumā šie dokumenti kalpos kā pierādījums tam, ka pieprasījums ir saņemts un izpildīts.
Jānis Datiņš savas organizācijas iekšējos noteikumos ir paredzējis, ka šāda veida korespondence tiek glabāta divus gadus. Šis termiņš ir pietiekams, lai segtu iespējamos strīdu risināšanas termiņus, bet vienlaikus nepārsniedz saprātīgu laika posmu. Pēc termiņa beigām visi dokumenti tiek droši dzēsti, tā nodrošinot gan datu subjekta tiesību ievērošanu, gan organizācijas pienākumu pildīšanu
INFORMATĪVAS ATSAUCES:
[1] Saskaņā ar Datu regulas 17. panta 1. punkta b) apakšpunktu
[2] Vairāk aicinām lasīt Inspekcijas sagatavotajā skaidrojumā #DVIskaidro “Kas jāievēro pārzinim, izskatot datu subjekta pieprasījumu?” (pieejams: https://www.dvi.gov.lv/lv/jaunums/dviskaidro-kas-jaievero-parzinim-izskatot-datu-subjekta-pieprasijumu )
[3] Vairāk aicinām lasīt Inspekcijas sagatavotajā skaidrojumā #DVIskaidro “Datu glabāšanas termiņa noteikšana” (pieejams: https://www.dvi.gov.lv/lv/jaunums/dviskaidro-27012023)
