Bieži no iedzīvotājiem saņemam neapmierinātības pilnus stāstus par to, ka darba devējs bez informēšanas un atļaujas piekļuvis darbinieka e-pastam. Darbinieki uzsver, ka darba e-pasta kastīte satur arī personisku informāciju un privātus dokumentus. Šādas bažas bieži aktualizējas arī pēc darba tiesisko attiecību izbeigšanas.
Jāņem vērā, ka arī darba e-pasta kastītē var atrasties personas dati. Līdz ar to darba devējam jāievēro datu aizsardzības prasības tiktāl, cik tas var veikt datu, kas atrodami e-pasta sarakstēs, apstrādi. Vienkāršākiem vārdiem - darba devējam jāapzinās, ka arī, ja tā rīcībā nonākusi darbinieku privāta sarakste, tās apstrādei var būt piemērojams personas datu aizsardzības prasības, līdz ar to šos datus nedrīkst publicēt tīmeklī vai pārsūtīt citiem darbiniekiem, kuriem nav pamata apstrādāt šos datus. Apstrādei jāatbilst personas datu aizsardzības principiem.
Tā kā par e-pasta kastītes tehnisku uzturēšanu pārsvarā atbild darba devējs, bet par informācijas atbilstošu apriti – darbinieks, pienākumi gulstas uz abu pušu pleciem.*
Darbiniekam būtu jāapzinās, ka darba e-pasts ir izmantojams vienīgi darba vajadzībām, ne privātas informācijas apritei, ja vien abas puses nav vienojušās citādi un ciktāl šīs abas jomas ir iespējams skaidri nodalīt. Tas pats attiecas uz iekšēju, bet drīzāk privātu darba jautājumu apspriešanu e-pasta sarakstē, piemēram, aprunājot citus kolēģus vai vadību. Darbiniekam jārēķinās, ka var rasties situācija, ka ar viņa e-pasta saturu var iepazīties arī darba devējs vai tā deleģēti darbinieki.
Kā tad īsti ir - vai darba devējs var bez brīdinājuma aplūkot sarakstes darbinieka darba e-pasta kastītē?
Darba devējam nebūtu pamata tā vienkārši piekļūt e-pasta saturam. Tomēr gadījumos, kad darbinieks ir iepriekš informēts vai pastāv īpašs izņēmums (piemēram, nelikumīgas rīcības veikšana, pamatotas aizdomas par to vai darba līguma pārkāpums), darba devējs var piekļūt e-pasta saturam, ievērojot samērīguma principu.
Viens no aspektiem, kas darba devējam var palīdzēt apjaust iejaukšanās darba ņēmēja privātumā samērīgumu, ir skaidras kārtības noteikšana iekšējos noteikumos. Šādā kārtībā būtu jānosaka, kādos gadījumos un kāda nolūka sasniegšanai var notikt pieslēgšanās darbinieka pastkastītei. Tāpat darba devējam ir svarīgi noteikt, kā darbinieks drīkst vai nedrīkst izmantot darba devēja e-pasta kastīti. Vienlaikus jāņem vērā, ka arī, ja noteikumos būs norādīts, ka darba devējs var pieslēgties darbinieka e-pastam bez informēšanas un jebkurā brīdī, šāda darbība automātiski nekļūst par likumīgu.
To, kurai pusei konkrētajā situācijā ir “taisnība”, katrā gadījumā jāvērtē atsevišķi, jo katrā situācijā var būt nianses, piemēram, vai darba devējs bija pienācīgi informējis darbinieku.
Vai pēc darba tiesisko attiecību beigšanas jādzēš darbinieka e-pasta adrese un jāslēdz piekļuve? Par šo sīkāk lasiet skaidrojumā “Personas datu apstrāde pēc darba tiesisko attiecību izbeigšanas”.
Samērīgums, godprātība, atbildība un informētība – šie varētu būt galvenie kritēriji, kurus būtu jāpiemēro, kad runa ir par darba e-pasta izmantošanu un aplūkošanu. Darba devējam, risinot kādu jautājumu, ir jāizmanto samērīgi līdzekļi (un ziņkārība noteikti nav pietiekams pamats), kā arī savlaicīgi jāinformē par iespējamām darbībām. Savukārt darbiniekam ir jāapzinās, ka darba devēja resursi nav paredzēti privātu lietu kārtošanai.
Šis jautājums ir izskatīts arī Eiropas Cilvēktiesību tiesas lietā “Barbulescu v. Romania”, Nr. 61496/08.
*Norādām, ka, pastāvot dažādām attiecībām starp abām pusēm, kas atrunātas rakstiskos līgumos vai cita veida dokumentos, situācijas analīze var atšķirties. Piemēram, ja darba devējs piešķir e-pasta adresi darbiniekam, kurš ir kā atsevišķa vienība un pats bez darba devēja iesaistes organizē resursus un klientus, darba devējam var nebūt pamata piekļūt e-pastam. Tāpat šis skaidrojums neattiecas uz gadījumiem, kad darbinieks darba pienākumu veikšanai izmanto privātu e-pasta kastīti.
Skaidrojumu kvalitātes novērtēšanai lūdzam aizpildīt šo anketu - https://visidati.lv/tk/11959382/