SIA “Bērnuprieks” pamatdarbība līdz šim bija saistīta ar bērnu atpūtas telpu nomu, bērnu ballīšu organizēšanu, kā arī radošu un izglītojošu pēcpusdienu vadīšanu. Šogad uzņēmuma komanda nolēma paplašināt savu darbības jomu – līdz ar vasaras sezonas sākumu iecerēta arī divu nedēļu ilgu bērnu nometņu organizēšana bērniem līdz 14 gadu vecumam. Taču, uzsākot darbu, uzņēmums saskārās ar būtisku jautājumu, proti, kā nodrošināt, lai nometnes tiktu organizētas atbilstoši datu aizsardzības prasībām? Atšķirībā no vienreizējiem pasākumiem, kur bieži vien bērnu personas dati nav jāapstrādā, nometņu organizēšana paredz plašāka apjoma datu izmantošanu. Tādēļ SIA “Bērnuprieks” pārstāvji vērsās Datu valsts inspekcijā.
Lai arī nometnes varētu raksturot ar vārdiem “radošums”, “aizrautība” un “attīstība”, to organizēšanas procesā nedrīkst aizmirst arī par likumisko pusi. Ministru kabineta noteikumi [1] paredz, kādi dati iekļaujami dalībnieka anketā. Tomēr, kaut arī normatīvā datu apjoms jau ir noteikts, tāpat ir jāpārbauda, vai tiek izpildīti arī citi Datu regulā noteiktie pienākumi, vienlaikus nodrošinot kvalitatīvu nometnes norisi.
Kā jau esam iepriekš skaidrojumos norādījuši, tad par bērna datu apstrādi ir tiesības lemt tā likumiskajiem pārstāvjiem (jo īpaši, ja bērni vēl ir ļoti jauni). Līdz ar to jautājumi, kas saistīti ar datu apstrādi, nometnes organizētājam jāskaidro tieši vecākam vai citam bērna pārstāvim.
Kas būtu svarīgākās lietas, kas jāzina, ja organizējat bērnu nometni?
Datu aizsardzībā nav svarīgāku vai mazāk svarīgu lietu, tomēr pārziņi, kas šajā gadījumā ir nometņu organizētāji, nereti piemirst par pienācīgu vecāku informēšanu par plānoto vai esošo datu apstrādi.
Nometnes organizētājs ir atbildīgs par to, lai bērna likumiskais pārstāvis būtu skaidri un saprotami informēts par to, kādi bērna un vecāka dati tiks vākti, kādam nolūkam tie tiks izmantoti, cik ilgi tiks glabāti un kam tie var tikt nodoti. Informācija jāsniedz skaidrā valodā, pie datu iesniegšanas, piemēram, reģistrācijas anketas vai līguma pielikumā.
Ne mazāk būtiski ir izvērtēt, kādi dati patiešām ir nepieciešami nometnes organizēšanai. Ja normatīvajā aktā ir noteikts konkrēts datu apjoms, citus datus bez nepieciešamības nebūtu pamata ievākt. Izņemot gadījumus, kad organizētājs spēj pierādīt, ka arī citi dati ir nepieciešami pilnvērtīgam organizācijas procesam.
Ja tiek ievākti arī citi dati, jāievēro arī datu minimizēšanas princips, kurā noteikts, ka apstrādājami tikai tie dati, bez kuriem attiecīgais process nevarētu notikt vai bez kuriem nebūtu sasniedzams mērķis. Piemēram, tas nozīmē, ka jāievāc tikai tik daudz informācijas, cik tiešām nepieciešams konkrētām vajadzībām – piemēram, ēdināšanai (ja bērnam ir alerģija vai vajadzīga speciāla diēta), saziņai ar vecākiem u.c.
Tāpat ir jābūt skaidri noteiktai un dokumentētai kārtībai, kā dati tiks aizsargāti, tostarp - kur un kā tie tiek uzglabāti (piemēram, papīra formā slēgtā skapī, digitāli – ar parolēm aizsargātā sistēmā) un kas tiem var piekļūt. Jāparedz arī termiņš, cik ilgi dati tiks glabāti pēc nometnes beigām, kā arī kā tie tiks dzēsti vai iznīcināti. Ja vien termiņš nav noteikts tieši vai vispārīgi normatīvajā aktā, pārzinim ir jāizvērtē, cik ilgi būtu pamatoti (uzskaitot kritērijus) datus glabāt. Par Datu glabāšanas termiņa noteikšanu esam arī skaidrojuši - Datu glabāšanas termiņa noteikšana.
Ne mazāk svarīgi – ja nometnes laikā tiek plānota foto vai video uzņemšana ar bērnu piedalīšanos, piemēram, lai publicētu attēlus sociālajos tīklos vai sagatavotu kopsavilkumu vecākiem, tad šādai apstrādei nepieciešama atsevišķa, skaidri formulēta piekrišana no bērna likumiskā pārstāvja. Ja fotogrāfijas tiek uzņemtas, glabātas vai publicētas, balstoties uz kādu citu tiesisko pamatu (nevis, piemēram, piekrišanu), nometnes organizētājam tāpat ir jāievēro prasības par dalībnieku un vecāku informēšanu. Ja organizators var pamatot, ka fotogrāfiju publicēšana nekaitēs bērnu tiesībām un ir izvērtējis, ka ieguvums (piemēram, pasākuma atspoguļošana) pārsniedz iespējamo kaitējumu, publicēšanai var piemērot pārziņa leģitīmās intereses kā tiesisko pamatu.
Ja, nometnēm noslēdzoties, SIA “Bērnuprieks” vēlētos vietnē Facebook publicēt foto galeriju, kur redzama bērnu darbošanās nometnē, tad pirms tam no vecākiem jāsaņem skaidra piekrišana (Ja piemēro piekrišanu kā tiesisko pamatau). Šo piekrišanu nedrīkst iekļaut kā “automātisku nosacījumu” vai jau izdarītu izvēli anketā – tai jābūt brīvprātīgai un atsaucamai jebkurā brīdī. Atsevišķas fotogrāfijas būtu arī tādas, kur bērnus identificēt nevar – tām datu aizsardzības prasības nebūtu jāpiemēro.
Nevar aizmirst par vecāku un to bērnu kā datu subjektu tiesībām, kuras noteiktas Datu regulā un kuras jārespektē pārzinim. Par tām esam skaidrojuši gan no datu subjektu puses: “Ko nozīmē – tiesības piekļūt saviem datiem?” un “Kā īstenot datu subjekta tiesības vēršoties pie pārziņa?”, gan no pārziņa: “Kas jāievēro pārzinim, izskatot datu subjekta pieprasījumu?”.
Visbeidzot - labākā prakse ir pārdomāta, caurspīdīga un dokumentēta pieeja, kas balstīta ne tikai uz normatīvajiem aktiem, bet arī uz cieņu pret bērna un viņa ģimenes privātumu, ko vecāki uzticējuši organizatoriem.
Datu aizsardzības prasību ievērošana nav šķērslis radošai un aizraujošai nometnei, bet gan uzticības un drošības pamats starp organizētājiem un vecākiem.
Tomēr savu atbildi Datu valsts inspekcija pabeidza ar nopietnu atgādinājumu...
Ņemiet vērā, ka šo prasību neievērošana var radīt ne tikai juridiskas sekas, bet arī kaitēt bērna drošībai un privātumam!
Attēls ģenerēts, izmantojot Chat GPT.
Būsim pateicīgi, ja skaidrojuma kvalitātes novērtēšanas nolūkos aizpildīsiet šo aptauju: https://www.visidati.lv/aptauja/10413182/
[1] Nometņu organizēšanas pamatnosacījumi noteikti Ministru kabineta 2009. gada 1. septembra noteikumos Nr. 981 “Bērnu nometņu organizēšanas un darbības kārtība”, un to 13. punktā arī noteikts, kādi dati iekļaujami dalībnieka anketā.